Cómo cambiar el orden de los apellidos en España

Esta pequeña guía se basa en mi experiencia personal para realizar el cambio de orden de mis apellidos en España. Sin embargo, existen otras situaciones que deberán seguir unos pasos similares. Me refiero a:

Cambio del nombre.
Cambio de orden de los apellidos.
Cambio de los apellidos.

El procedimiento para cada uno de ellos no es igual, pero sí similar. Principalmente difieren en los requisitos y plazos a la hora de cambiar los datos en el Registro Civil. Conviene informarse allí sobre cada uno de los requisitos concretos.

Sigues siendo la misma persona con la misma identificación, solo cambian algunos de tus datos. No tiene mayor relevancia que eso.

No eres un bicho raro. Actualmente mucha gente se cambia los datos personales, así me lo dijeron los diferentes funcionarios. No tengas miedo a posibles consecuencias negativas, si eres metódico y cambias tus datos en las diferentes administraciones disciplinadamente, no tendrás problemas más allá de que alguna empresa de marketing o tarjeta de fidelidad te siga tratando con tu anterior nombre. Eso sí, medita la decisión, lee el siguiente apartado.

MUY IMPORTANTE (lee atentamente, por favor)

Ten en cuenta que esta guía es solo la recopilación de mi experiencia, que puede variar según diversos factores, entre otros:

Situación particular. Cada uno de nosotros tiene unas circunstancias únicas, por lo que es posible que alguno de los pasos o experiencias reflejadas no se ajusten completamente a un caso concreto.
Fecha. La información sobre trámites y procedimientos es susceptible de variar a lo largo del tiempo, pues está sujeta a la legislación vigente.
Región. Las diferentes administraciones dentro del territorio español pueden tener relevancia a la hora de realizar ciertos trámites, pudiendo variar incluso entre ciudades.
Burocracia. Hay factores inherentes a la burocracia española (y del mundo) que hacen del proceso una experiencia individual, desde los tiempos de tramitación hasta las explicaciones a proporcionar al funcionario que nos atienda.

Burocracia, Forges

Esta guía asume que la persona que realiza el cambio de datos personales es mayor de edad.

La inversión del orden de los apellidos y determinados cambios voluntarios deben ser una decisión muy meditada, porque no conviene plantearlos como algo reversible. Aunque existen supuestos excepcionales y otros procedimientos de cambio de nombre o apellidos, no deberías contar con poder deshacerlo fácilmente.

En mi caso, la decisión fue reflexionada a lo largo de 20 años. Por favor, de nuevo, medita la decisión antes de llevarla a cabo.

Pasos

El proceso debe iniciarse forzosamente con la visita al Registro Civil y el cambio de DNI. El resto pueden realizarse en otro orden al que aquí describo, pero es el que recomiendo.

Registro Civil

Para el cambio de los datos personales, es necesario acudir al Registro Civil. La inversión del orden de los apellidos puede formalizarse mediante una declaración de voluntad ante el Registro Civil. Consulta en tu oficina si debes hacerlo en el Registro de tu domicilio o en aquel donde esté inscrito tu nacimiento, porque la organización práctica puede variar.

Documentos necesarios:

Partida de nacimiento reciente.
Libro de familia, si estás casado/a.

La partida de nacimiento se obtiene también en el Registro Civil. Depende de tu oficina, pero podrás obtenerla inmediatamente. Al realizar el cambio de datos, lleva una partida de nacimiento reciente. Yo la pedí el mismo día que fui a solicitar el cambio de apellidos, me la dieron en el momento y pude hacerlo todo en menos de una hora.

En el caso de que estés casado/a y dispongas de libro de familia (en algunos registros civiles ya no lo expiden), deberás llevarlo también, para que puedan realizar una anotación al margen con el cambio solicitado.

Dependiendo de la ciudad, podrá haber una única “ventanilla” para realizar todos los trámites o diferentes según tu situación (cambio de nombre, eliminación de apellido, cambio de orden, etc.) Le explicas al funcionario que vas a cambiarte los apellidos y rellenarás un formulario. Entonces podrán pasar dos cosas:

a) Si es una ciudad pequeña, con poca afluencia de gente, probablemente podrás llevarte en ese mismo momento tu nueva partida de nacimiento modificada.

b) Si es una ciudad grande, donde los funcionarios tengan mucho trabajo, recibirás la partida de nacimiento modificada por correo días después, o te dirán que vuelvas en una semana.

En cualquiera de los casos, lo importante es que obtengas esa partida de nacimiento modificada para realizar los siguientes pasos. Mi recomendación es que en ese momento te hagas con al menos 3 copias compulsadas, para los trámites y para guardar. Y recuerda que muchos trámites piden una certificación de nacimiento reciente, así que conviene usar copias expedidas hace poco.

Al salir del Registro Civil con la nueva certificación de nacimiento, ya habrás realizado el trámite más importante. Quedan muchos documentos por actualizar, pero ya te has cambiado el nombre, o los apellidos.

Este trámite es gratuito. Puedes consultar la información oficial acerca del trámite en la web del Ministerio de Justicia.

DNI y Pasaporte

Es importante que acudas a renovar el DNI y el pasaporte (si lo tienes) lo antes posible, porque es indispensable tener el nuevo DNI para seguir con el resto de los trámites.

Si has acudido al Registro Civil temprano, podrás aprovechar el mismo día para ir a solicitar el cambio de DNI. Pide cita previa y lleva:

Foto de carné reciente.
Partida de nacimiento modificada. La que te han dado en el Registro después del cambio.
Algo de dinero para pagar las tasas del pasaporte, si lo vas a renovar.

Para esta visita pide cita previa. Según la oficina y el tipo de cambio, la expedición puede no resolverse en el mismo día y pueden indicarte que vuelvas cuando el cambio conste en sus sistemas. En la Policía deberás entregar una copia de la certificación de nacimiento y foto, y allí te indicarán el plazo y si necesitas una segunda cita.

Hasta que tengas el DNI nuevo, no te recomiendo hacer ningún otro trámite: espera a tenerlo para seguir con el papeleo.

Cuando vuelvas a la oficina de renovación del DNI, aconsejo llevar otra copia de la certificación de nacimiento y foto (por si fuera necesario). Al llegar allí comentas tu situación y que vas a por el nuevo DNI y el pasaporte. Transmite que quieres quedarte con el viejo DNI y pasaporte, te los invalidarán (cortando con una tijera el chip y esquina), pero tendrás un recuerdo y una prueba más ante cualquier problema que te encuentres durante el cambio de datos.

Hoy, sí, saldrás de allí con tu nuevo DNI y pasaporte.

El trámite de renovación del DNI es gratuito, pero no el del pasaporte, para el que tendrás que abonar las tasas habituales de renovación.

Empadronamiento

Este trámite se obvia muchas veces, pero es importante tener un empadronamiento actualizado para muchos trámites del día a día. Recomiendo actualizar los datos lo antes posible.

No hay unos requisitos concretos, pero recomiendo llevar:

Partida de nacimiento modificada. La que te han dado en el Registro después del cambio.
Fotocopia del nuevo DNI.

Para actualizar los datos, acude al Ayuntamiento donde resides y comenta tu situación. Si es un municipio grande, sabrán guiarte perfectamente. Puede ser que tengan un proceso concreto definido. En el caso de que sea un Ayuntamiento pequeño y no sepan qué hacer, coméntales que un formulario de instancia general normalizada debería servir para solicitar el cambio. Estos formularios son de propósito general y tienen un campo “abierto” donde pones lo que solicitas, en este caso el cambio de datos de empadronamiento. Pon tu nombre anterior, tu nuevo nombre y que solicitas el cambio. Por si no tienes claro qué poner, te pongo un ejemplo:

Yo, de nombre Pepito García Fernández, anteriormente con nombre Pepito Fernández García, y con DNI 123456789Z, solicito el cambio de datos en el empadronamiento por modificación del orden de mis apellidos para que figure mi actual y válido nombre Pepito García Fernández.

Te podrá parecer algo repetitivo, pero no está de más dejar bien claro cuál es tu actual nombre.

No tengo constancia del tiempo que tardan en realizar la modificación, pero, en mi caso, en un Ayuntamiento pequeño me dieron el plazo de una semana. El padrón se comunica periódicamente al INE y sirve para actualizar el censo electoral. Aun así, si hay elecciones cerca, conviene consultar tus datos censales para asegurarte de que ya figuran correctamente.

Este trámite es gratuito. Si te quieres ahorrar el tener que escribir el formulario allí mismo, visita la página web del Ayuntamiento para descargar, imprimir y rellenar el formulario. Aquí dejo el formulario de instancia general normalizado del Ayuntamiento de Madrid.

Este trámite es importante y debes hacerlo cuanto antes. Tus datos de trabajador en la Seguridad Social deben coincidir con tus datos reales.

La Seguridad Social está formada por varios organismos, cada uno con sus responsabilidades y competencias, aunque para el ciudadano de a pie nos parezca que es todo lo mismo. Resumiendo, existen dos grandes organismos dentro de la Seguridad Social:

Instituto Nacional de la Seguridad Social. Se ocupa de las prestaciones, permisos, etc.
Tesorería General de la Seguridad Social. Se ocupa de los datos, la recaudación y la gestión de las cotizaciones.

Para lo que nos ocupa, nos interesa ir a la Tesorería General de la Seguridad Social porque son quienes se ocupan de llevar el registro de nuestros datos personales, vida laboral, etc. Puedes consultar y modificar tus datos personales en Importass, incluido tu nombre completo. Si no puedes hacerlo electrónicamente o necesitas atención presencial, consulta el directorio de Oficinas de la Seguridad Social, filtra para ver únicamente “Gestión de afiliación, cotización, recaudación y pagos (TGSS)” y selecciona tu provincia.

Buscador de oficinas

Si vas presencialmente, puede haber cola. Acude con tiempo. Comenta que vas por cambio de datos personales y alguien te dará turno, o tendrás que sacarlo tú utilizando una máquina.

El trámite suele ser rápido: acudes a la mesa, das tu DNI y te cambian los datos. A veces te preguntan si quieres que te saquen el informe de vida laboral, aunque actualmente lo puedes consultar en casa de forma rápida y cómoda desde la sede electrónica de la Seguridad Social.

Este trámite es gratuito.

Sanidad

Una vez realizados los trámites anteriores, deberías cambiar tu tarjeta sanitaria. El procedimiento depende de la comunidad autónoma, y normalmente es necesario acudir al centro médico que tengas asignado para solicitarlo. Suelen pedir una fotocopia del DNI actual. Tendrás que rellenar un formulario con tus datos actuales.

Te quitarán tu tarjeta sanitaria actual y te darán un documento que acredita que tienes acceso a las prestaciones. Utilizarás dicho documento hasta que llegue a casa la nueva tarjeta.

Este trámite es gratuito.

Tarjeta Sanitaria Europea

Es aconsejable que, si sueles utilizar esta tarjeta, compruebes que tus datos son correctos y que su periodo de validez cubre la fecha prevista de regreso de tu viaje. Normalmente este procedimiento lo harás a través de internet y te enviarán la tarjeta a casa. Cuando no sea posible emitir la TSE, o si tu desplazamiento es inminente, puedes solicitar el Certificado Provisional Sustitutorio (CPS).

Para encontrar una oficina CAISS (Centro de Atención e Información de la Seguridad Social) y solicitar cita previa, visita la web de la Seguridad Social.

Este trámite es gratuito.

Hacienda

Este paso no es estrictamente necesario, pero recomiendo encarecidamente hacerlo. No queremos tener problemas con Hacienda.

Potencialmente, tenemos que hacer 2 cosas:

Reactivación de Cl@ve PIN.
Actualización de datos fiscales.

Puedes pedir cita previa para ambos trámites, que se deberán realizar por separado. Encontrarás información completa de cómo solicitar cita en la web de la Agencia Tributaria

Si has venido utilizando el sistema Cl@ve PIN para realizar la declaración u otros trámites con la Administración, puede darse el caso de que, debido al cambio de apellidos, hayan “bloqueado” tu acceso, siendo necesario que te registren nuevamente de manera presencial para seguir utilizando este sistema de identificación. Antes de pedir cita para la reactivación de la Cl@ve PIN, comprueba si lo necesitas, puede que no sea necesario. Depende del tiempo que lleves usándolo y del cambio de datos que hayas realizado.

Si no puedes utilizar tu Cl@ve PIN como antes, tendrás que ir a Hacienda para que te registren de nuevo. Atención, es posible que el funcionario de turno se ponga pesado y te diga que todo está bien. Si has comprobado que no puedes utilizar la Cl@ve PIN, insiste en que tienes un problema y que no puedes entrar, y que, debido al cambio de apellidos, necesitas que te registren de nuevo en el sistema.

La actualización de datos fiscales no debería ser complicada, pero recomiendo comprobarla. La Agencia Tributaria permite modificar datos identificativos como el nombre o los apellidos mediante el modelo 030.

Estos trámites son gratuitos.

Empresa

La empresa para la que trabajes debe actualizar tus datos también, principalmente los que quedan reflejados en la nómina y en sus sistemas internos. Será imprescindible que presentes una copia de tu DNI actualizado.

Si la empresa necesita comunicar o justificar una variación ante la Tesorería General de la Seguridad Social, puede utilizar el TA.1 Formulario de Solicitud de Afiliación a la Seguridad Social, Asignación a la Seguridad Social y Variación de Datos. En la causa de variación de datos deberán poner algo como “Cambio de orden de apellidos” o lo que en tu caso corresponda, marcando la casilla de “Variación de datos”. Puedes encontrar el modelo TA.1 en la web.

Este trámite es gratuito.

Bancos

Es gracioso, hasta cierto punto, que quienes más problemas pongan para el cambio de los datos sean los bancos, y yo creo que es porque no tienen suficiente agilidad o los empleados no tienen suficiente formación en los procesos definidos para hacerlo.

Depende mucho del banco. Comento 2 situaciones: vas al banco con tu nuevo DNI y:

En la misma oficina te cambian en el momento los datos.
Te fotocopian el DNI y tienes que esperar varias SEMANAS a que los servicios centrales del banco procedan a la actualización.

Lo único que puedo aconsejar es paciencia y amabilidad. Normalmente los trabajadores te atienden mejor si ven que eres considerado y entiendes que ellos no tienen por qué saberlo todo.

Este trámite debe ser gratuito, pero debes realizarlo presencialmente.

Servicios

Como en los bancos, el proceso para la actualización de tus datos en los diferentes servicios depende de cada compañía, pongo una lista aquí como recordatorio de los servicios que deberás cambiar.

Telefonía fija y móvil.
Internet.
Suministro de electricidad.
Suministro de gas.
Suministro de agua.

Normalmente puedes realizar el trámite electrónicamente, enviando un correo electrónico, cumplimentando un formulario en la web o llamando por teléfono y siguiendo las instrucciones.

La documentación necesaria es únicamente el DNI (fotocopia o escaneado).

Este trámite debe ser gratuito.

Cuentas en sitios web

En la mayoría de los sitios web no será necesario que actualices tus datos, pero quiero agregar un recordatorio de ciertas plataformas donde recomiendo que lo hagas para evitar problemas, como por ejemplo las webs de líneas aéreas, para evitar comprar billetes con tu anterior nombre. Si esto ocurre no podrás entrar en el avión.

Cuentas en líneas aéreas.
Cuentas en líneas de ferrocarril.
Cuentas en hospedajes (Bookings, Airbnb, hoteles, etc.)
Cuentas en tiendas (Amazon, eBay, etc.)
Cuentas de correo (actualiza tu nombre para que el origen sea correcto).

Títulos oficiales

Títulos universitarios, de formación profesional, másteres, etc.

Si tienes títulos oficiales que tengan que estar actualizados, por ejemplo, los médicos tienen que presentar cada cierto tiempo su título oficial en medicina, tendrás que solicitar duplicados en el centro donde los hayas obtenido. Normalmente en la secretaría, comentando tu situación.

Si vas a realizar este trámite, aconsejo empezar por los títulos de mayor grado.

El duplicado de títulos acarrea importantes tasas, de hasta 100€.

Permiso de conducción

La DGT indica que, si han cambiado tus datos personales, debes comunicar la variación para que actualicen tus datos y generen un duplicado del permiso de conducir. El permiso debe estar en vigor en el momento de solicitar el duplicado. Si no lo está, tendrás que solicitar una renovación.

El duplicado por cambio de datos es gratuito y puede solicitarse por internet o presencialmente. Si lo haces presencialmente, normalmente tendrás que aportar el impreso oficial, el permiso original en vigor, un documento original que acredite el cambio y una fotografía actual.

Yo no he realizado este trámite, pero si tuvieras que aportar de nuevo la certificación de nacimiento, solo debes acudir al Registro Civil para obtener una actualizada (si te piden una certificación reciente y la anterior ya no les sirve).

Tiempo para hacer los trámites

Muchos de nosotros tenemos que pedir días libres para poder ir por las mañanas a realizar los pasos que he ido comentando. Resumo aquí, los plazos y tiempos para el proceso completo y cómo realizar todo en el mínimo de días posible.

Solicita cita previa para el DNI para el mismo día que vayas al Registro. Pon al menos 2 horas de margen para invertir en el Registro.

Semana 1. Día 1

Acudes al Registro Civil temprano. Realizas el cambio.
Tienes cita previa para la renovación del DNI y después de ir al Registro Civil vas a la oficina de renovación del DNI.
Solicitas cita previa para Hacienda.

Semana 2. Día 1

Vuelves a la oficina de renovación del DNI y te vas con DNI y pasaporte.
Actualizas empadronamiento.
Acudes a la cita de Hacienda para cambiar tus datos.
Vas a la Tesorería y actualizas tus datos.

Semana 2. Día 2

Vas a los bancos y actualizas tus datos.
Solicitas duplicado de títulos si es necesario.

Semana 2. Desde casa, electrónicamente

Comunicas a la empresa tu cambio y envías el nuevo DNI.
Actualizas los datos de servicios y webs.

Más adelante

Actualizas tu permiso de conducir, si lo tienes.

Es decir, al menos necesitarás 2 mañanas completas para los trámites presenciales. El resto, con suerte, podrás realizarlos por las tardes.

En dos semanas podrás haber hecho el cambio completo de tus datos personales.

Fuentes

Si quieres contribuir a esta guía visita la página del proyecto en GitHub.